Hỏi một chủ công ty tư vấn du học tháng này còn bao nhiêu hoa hồng chưa về, câu trả lời thường bắt đầu bằng "để tôi xem lại file".
Không phải vì họ cẩu thả. Mà vì khoản hoa hồng có vòng đời dài và nhiều mốc, trong khi phần lớn công ty theo dõi nó bằng bảng tính.
Census date là gì
Khi học sinh nhận offer, công ty chưa được trả tiền. Trường chỉ chốt sĩ số ở một mốc gọi là census date — thường vài tuần sau khi khoá học bắt đầu. Học sinh rút trước mốc đó, khoản hoa hồng không phát sinh.
Nghĩa là giữa "em đã nhập học" và "công ty có tiền" có thể là vài tháng, trải qua một mốc mà nếu không theo dõi thì không ai nhớ.
Bốn bước, và bước hay bị bỏ
Visatory dựng vòng đời này thành bốn bước rõ ràng:
- Ghi nhận theo bảng mức hoa hồng của từng trường, ngay khi học sinh nhận lời — không đợi tiền về mới nhớ ra.
- Chờ qua census date.
- Xuất hoá đơn cho trường.
- Đối chiếu với số tiền thực nhận.
Bước 4 là bước hay bị bỏ nhất, và cũng là bước phát hiện trường trả thiếu. Không đối chiếu thì một khoản chênh vài phần trăm lặp qua nhiều hồ sơ sẽ không ai nhìn thấy.
Phần nguy hiểm hơn: chia với cộng tác viên
Với công ty làm qua mạng lưới sub-agent, có một cái bẫy dòng tiền cụ thể: trả hoa hồng cho cộng tác viên dựa trên khoản trường chưa chuyển, rồi tự bù bằng tiền mặt của mình trong nhiều tháng.
Nguyên tắc Visatory áp dụng đơn giản nhưng hiệu quả: khoản phải trả gắn thẳng vào khoản phải thu — công ty không bao giờ nợ đối tác một khoản mà chính mình chưa nhận được.
Và biểu phí có phiên bản
Phí dịch vụ phía học sinh được công bố kèm chính sách hoàn tiền và có đánh phiên bản. Khi có tranh luận về một khoản phí, cả hai bên nhìn vào đúng bản mà học sinh đã đọc lúc ký — không phải bản hiện tại.
Tìm hiểu tại visatory.com.
