Ở nhiều công ty tư vấn du học, đợt rà soát kiểm định kéo theo hai tuần dựng lại hồ sơ: lục hộp thư tìm bản hợp đồng đã ký, hỏi nhau ai đã kiểm tra giấy tờ nào, cố nhớ khiếu nại năm ngoái đã xử lý ra sao.
Cách tiếp cận của Visatory ngược lại: việc làm hằng ngày chính là hồ sơ.
Trước hết, một câu nói thẳng
Trang giới thiệu của Visatory viết đúng điều mà phần mềm ngành này thường tránh nói:
Phần mềm không làm cho một công ty tuân thủ quy định. Trách nhiệm tuân thủ là của công ty. Việc phần mềm làm là giữ lại hồ sơ, kèm ngày tháng và tên người, để công ty chứng minh được mình đã làm những gì.
Đó là ranh giới đúng, và đáng nêu ngay từ đầu.
Bằng chứng đến từ đâu
Nguồn gốc giấy tờ. Mỗi tệp được ghi ngay lúc tải lên là đến từ đâu, kèm mã kiểm tra: học sinh, người giám hộ, trực tiếp từ trường, hay sub-agent.
Kiểm tra tính xác thực là thao tác riêng. Đánh dấu một giấy tờ đã xác minh do một người có tên cụ thể thực hiện, và phải nêu rõ đã kiểm tra bằng cách nào. Gắn cờ một giấy tờ thì không bao giờ xoá dữ liệu — nghi ngờ được ghi lại, chứ không làm biến mất bằng chứng.
Hợp đồng có đánh phiên bản. Hợp đồng với học sinh, với trường và với sub-agent đều lưu bản đã ký kèm đúng phiên bản mẫu mà bên ký đã đọc. Biểu phí dịch vụ cũng vậy: mỗi lần công bố cho học sinh đều trỏ đúng phiên bản học sinh đó đã xem.
Khiếu nại và biện pháp khắc phục. Một khiếu nại không đóng lại được nếu chưa ghi rõ điều gì đã thay đổi sau đó. Người rà soát không đọc số lượng khiếu nại — họ đọc phần này.
Nhật ký đồng ý và cung cấp thông tin. Một bản ghi những gì học sinh đã cho phép, và một bản ghi riêng về những gì thực sự đã gửi, gửi cho ai, vào lúc nào. Với các công ty phải chứng minh việc xử lý dữ liệu cá nhân, hai bản ghi tách bạch này là khác biệt giữa nói và chứng minh được.
Lấy ra là một thao tác
Chọn một khoảng thời gian rồi xuất hồ sơ học sinh, hợp đồng, bản công bố phí, khiếu nại, khảo sát và đào tạo thành một bộ duy nhất kèm bản kê.
Điểm đáng chú ý: bộ hồ sơ này vẫn xuất được sau khi thuê bao hết hạn, và vào ngày cuối của bản dùng thử. Dữ liệu tuân thủ của công ty không bị giữ làm điều kiện gia hạn.
Nhật ký thao tác — ai sửa gì, lúc nào — được lưu lâu hơn vòng đời của chính hồ sơ mà nó ghi lại.
Tìm hiểu tại visatory.com.
