Một công ty tư vấn du học vận hành trên nhiều thứ hơn người ngoài tưởng: danh sách khách quan tâm, hồ sơ nộp trường, mốc visa của từng quốc gia, hợp đồng, biểu phí, và những khoản hoa hồng sẽ về sau nhiều tháng. Ở phần lớn công ty, mỗi mảng nằm một chỗ — một file Excel, một nhóm chat, một hộp thư.
Visatory gộp tất cả về một hồ sơ duy nhất, đi cùng học sinh từ lúc liên hệ đầu tiên đến khi khoản hoa hồng được đối chiếu xong.
Năm phần của một công ty
Pipeline. Lead từ form website, khách quen giới thiệu, hội chợ du học và sub-agent đều đổ về một chỗ. Mỗi lead có một người phụ trách, một giai đoạn và một ngày gọi lại — lịch quá hạn hiện thẳng trên dashboard. Hồ sơ học sinh giữ thông tin hộ chiếu, quá trình học, điểm thi tiếng Anh, nguồn tài chính và toàn bộ người giám hộ.
Một chi tiết cho thấy hệ thống được thiết kế bởi người hiểu nghề: học sinh dưới mười tám tuổi mà chưa có người giám hộ trong dữ liệu thì không nộp hồ sơ được. Trạng thái hồ sơ do hệ thống kiểm soát chứ không phải một ô để gõ tay — chưa đủ điều kiện thì hệ thống liệt kê rõ còn thiếu gì.
Visa. Bốn điểm đến được dựng thành bốn quy trình thực sự khác nhau, chứ không phải một quy trình chung đổi tên: Mỹ (I-20, phí SEVIS, DS-160, phỏng vấn), Anh (CAS), Canada và Úc. Quy định đổi thì sửa được.
Tiền. Hoa hồng phải thu ghi theo bảng mức của từng trường ngay khi học sinh nhận lời, chờ qua census date, rồi xuất hoá đơn và đối chiếu với số tiền thực nhận.
Hồ sơ. Bằng chứng tự đầy lên trong lúc làm việc — mỗi ghi chú, mỗi tệp, mỗi bước visa đều kèm ngày và tên người làm.
Nền tảng. Mỗi công ty một cơ sở dữ liệu riêng, không nằm chung một bảng với một cột ghi tên công ty. Đăng nhập bằng mã sáu chữ số gửi qua email — không có mật khẩu nào để rò rỉ, và không có gì phải bàn giao khi ai đó nghỉ việc.
Danh mục trường không để ai báo nhầm mức phí năm ngoái
Mỗi chương trình lưu học phí, điều kiện đầu vào, kỳ nhập học, khả năng chuyển tín chỉ và ngày kiểm tra lại gần nhất. Trường thay đổi học phí là chuyện thường; báo cho gia đình mức của năm ngoái thì không.
Công ty cũng dựng được website riêng ngay trong hệ thống — ba mẫu giao diện trên cùng bộ khối nội dung, form nhận lead đổ thẳng vào pipeline, dùng được tên miền riêng.
Bắt đầu thế nào
Giao diện có sáu ngôn ngữ: tiếng Việt, English, ไทย, 中文, 日本語 và 한국어. Có bản demo trực tiếp mở xem ngay không cần đăng ký, và dùng thử 14 ngày không cần thẻ.
Tìm hiểu tại visatory.com.
